Você sabe o que é workflow e como ele é importante para sua empresa?

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Para uma boa gestão empresarial, é preciso unir tecnologia moderna a processos eficientes e pessoas capacitadas. Unindo esses três elementos, a empresa pode ganhar diferencial competitivo, incrementando o negócio como um todo.

O workflow é uma ferramenta tecnológica que permite a gestão dos processos de forma organizada, automatizando-os.

Saiba mais sobre o que é workflow e como ele é importante para qualquer empresa!

O que é workflow

Normalmente, as pessoas se reúnem para acordar tarefas que seguem um determinado processo, mas tudo o que foi dito fica somente na mente de cada profissional. Esse método é falho, pois as pessoas podem esquecer o que foi combinado.

O workflow garante economia de tempo e dinheiro na realização desse processo. Ele envia informações atualizadas e indispensáveis, e pode mesmo sugerir alguma ação, baseando-se nos dados disponíveis.

TI e processos integrados

No setor varejista, o workflow conecta os recursos de TI à cultura organizacional. Consequentemente, ela conecta os funcionários aos próprios processos de negócios.

Claro que essa integração só tende a produzir resultados positivos para todos os envolvidos. O workflow assegura a comunicação e a troca de informações entre os diversos setores que atuam em um mesmo processo, mas também assegura que toda operação seja feita pelo funcionário realmente habilitado para ela.

Implementando o workflow

Para implementar o workflow e usufruir de um ciclo operacional mais organizado e eficiente, é importante analisar alguns pontos em relação aos processos:

  1. Identificá-los;
  2. Mapeá-los, definindo quais são as etapas, quem são os envolvidos, quais são as informações trocadas e qual é o objetivo;
  3. Modelá-los, procurando por gargalos,  ações dúplices, desperdícios, identificando-os e, finalmente, eliminando-os;
  4. Testar os processos modelados;
  5. Melhorá-los, observando o que saiu errado, o que deu certo e efetuando as correções e modificações necessárias;
  6. Automatizá-los, utilizando um software de workflow.

Sempre que acontecerem mudanças na empresa, revisar o workflow e aplicar melhorias conforme as novas necessidades do negócio.

Os benefícios do workflow para o varejo

O workflow traz muitos benefícios para a empresa de varejo que implementa o sistema. Um dos benefícios mais importantes é que ele ajuda a aumentar as vendas.

Todas as operações da empresa ficam submetidas a planejamento e controle inteligentes. Com a comunicação cada vez mais fluida entre pessoas e setores, com a informação correta passada para a pessoa correta, o fluxo de trabalho tende a se aperfeiçoar.

Dessa maneira, eliminam-se os gargalos durante o processo. Sem gargalos, a empresa consegue reduzir custos e ganhar em eficiência. A produtividade aumenta em ritmo sempre crescente — e uma das formas de medirmos a produtividade do varejo é calculando o volume de vendas.

Quando o varejo vende muito, é porque todos os processos anteriores estão correndo bem. Muitas vendas “engordam” o caixa e aumentam os lucros.

Vejamos agora, mais esmiuçadamente, os benefícios que o workflow traz para a empresa de varejo:

  • Agilização e simplificação na comunicação;
  • Mais clareza em todas as etapas do processo;
  • Mais agilidade no processo, pois é definido um tempo máximo para a realização de cada ação;
  • Melhoria na criação em conjunto de especificações, projetos, códigos, documentos e outras coisas;
  • Efetivação de uma divisão mais equilibrada do trabalho, na qual todos saem ganhando;
  • Mais precisão ao identificar gargalos no processo;
  • Memorização sobre informações a respeito dos clientes e dos funcionários;
  • Alocação dos recursos com inteligência, poupando tempo;
  • Menos desperdício de capital humano e de capital intelectual (os processos são enxugados e todo o trabalho é remodelado, reduzindo o desgaste dos funcionários, pois eles são requeridos onde realmente há necessidade deles);
  • Aprimoramento dos serviços prestados (as tarefas serão realizadas com mais perfeição, contando com recursos eficazes como análise de gráficos, relatórios de produção, mensuração do desempenho — tudo por meio do software escolhido);
  • Aumento na produtividade;
  • Redução dos custos;
  • Gestão administrativa otimizada, melhorando inclusive a tomada de decisão.

E agora que você já sabe o que é workflow, qual sua opinião sobre ele? Aproveite para assinar a newsletter e receber outras novidades sobre tecnologia e varejo!